求职申请表是你招聘流程的基础。但一个错误的问题可能会让你的公司面临歧视诉讼、EEOC投诉和严重的法律责任。收集你需要的信息和询问非法问题之间的界限比大多数雇主意识到的要清晰——然而违规行为却令人震惊地普遍。
本指南将向你展示在求职申请表上你可以和不能询问什么，如何构建合规的申请表，以及在保护你的组织的同时收集你需要的信息以做出明智的招聘决策的最佳实践。
重要提示：本指南提供有关美国就业申请实践的一般信息。这不是法律建议。始终咨询就业律师，以确保你的特定申请表符合你所在司法管辖区的联邦、州和地方法律。
为什么求职申请合规很重要
申请表出错会带来严重后果：
法律和财务风险
- EEOC投诉：即使你没有雇用候选人，歧视指控也可能源于非法问题
- 诉讼：歧视性招聘实践的个人和集体诉讼
- 经济处罚：罚款、和解和法律费用很容易达到六位数或七位数
- 声誉损害：公开的歧视声明损害雇主品牌和招聘工作
法律框架
多项联邦法律规定了你可以在求职申请表上询问什么：
- 《民权法案》第七章（1964年）：禁止基于种族、肤色、宗教、性别或国籍的歧视
- 《就业年龄歧视法》（ADEA）：保护40岁及以上的申请人
- 《美国残疾人法》（ADA）：禁止基于残疾的歧视
- 《遗传信息非歧视法》（GINA）：禁止询问遗传信息
- 州和地方法律：通常提供额外的保护（犯罪史、薪资史、信用检查）
原则：除非信息与真实的职业资格（BFOQ）直接相关，否则你不能询问可能用于歧视受保护阶层的问题。
你可以在求职申请表上合法询问什么
让我们从安全问题开始——明确与工作相关且合法收集的信息：
基本联系信息
始终合法：
- 全名
- 电子邮件地址
- 电话号码
- 邮寄地址或居住城市/州
- 首选联系方式
为什么合法：这些信息对于沟通是必要的，与受保护的特征无关。
工作授权和资格
合法问题："你有合法授权在美国工作吗？"
合法问题："你现在或将来需要就业签证身份的赞助吗？"
非法问题："你的公民身份是什么？"或"你出生在哪里？"
为什么区别很重要：你可以验证工作授权，但不能基于国籍或公民身份进行歧视（法律要求的除外）。
工作资格和经验
始终合法询问：
- 工作经验和就业历史
- 教育背景（学位、证书、就读学校）
- 专业许可证和证书
- 技术技能和能力
- 语言技能（如果与工作相关）
- 是否能够工作要求的时间/日程
- 如果工作需要，是否愿意出差
- 如果职位需要，是否愿意重新安置
最佳实践：将所有问题集中在工作要求上。申请人能否履行工作的基本职能？
推荐人和背景调查
合法请求：
- 专业推荐人（姓名、关系、联系信息）
- 联系以前雇主的许可
- 背景调查的授权（带有适当的披露）
- 药物测试的授权（在合法且与工作相关的地方）
要求：
- 背景调查必须符合《公平信用报告法》（FCRA）
- 提供适当的披露并获得书面同意
- 如果你基于背景调查不雇用，请遵循不利行动程序
日程安排和后勤
合法问题：
- "你是否可以工作[特定小时、天数、班次]？"
- "当需要时，你能加班吗？"
- "你是否可以在[日期]开始工作？"
- "该职位需要X%的时间出差。你能满足这一要求吗？"
重要提示：这些问题必须与实际工作要求相关，不能用于筛选父母、照顾者或宗教信仰者。
履行工作职能的能力
合法问题："你能在有或没有合理便利的情况下履行这项工作的基本职能吗？"
合法的后续问题（仅在有条件录用后）："你需要什么便利？"
非法问题："你有任何残疾吗？"或"你有什么健康状况？"
你绝对不能询问的内容
这些问题在大多数或所有情况下在求职申请表上都是非法的：
年龄和出生日期
非法：
- "你的出生日期是什么？"
- "你哪一年高中毕业？"
- "你多大了？"
合法替代方案："你是18岁或以上吗？"（如果最低年龄是该职位的法律要求）
为什么非法：根据ADEA，40岁及以上的工人禁止年龄歧视。询问年龄会引发歧视声明。
例外：雇用后，你可以收集出生日期用于福利管理和记录保存。
婚姻和家庭状况
非法问题：
- "你结婚了吗？"
- "你有孩子吗？"
- "你怀孕或计划怀孕吗？"
- "你的托儿安排是什么？"
- "你的配偶是做什么的？"
为什么非法：可能用于基于性别、家庭状况或怀孕的歧视。这些问题不成比例地筛选出女性。
那么紧急联系人呢？雇用后合法收集，不在初始申请中。
种族、肤色和国籍
非法问题：
- "你的种族是什么？"
- "你在哪里出生？"
- "你的母语是什么？"
- "你来自哪个国家？"
- 可能透露种族的照片请求
语言的合法替代方案："你流利地说什么语言？"（仅当语言技能是真实的工作要求时）
EEOC数据收集：你可以收集人口统计数据用于EEOC报告，但必须：
- 与申请分开
- 明确自愿
- 不用于招聘决策
- 对招聘经理保密
宗教和宗教实践
非法问题：
- "你的宗教是什么？"
- "你遵守什么宗教节日？"
- "你去教堂吗？"
- "你能在星期天工作吗？"（如果用于筛选宗教信仰者）
合法方法：说明工作日程要求："该职位需要星期六工作。"让申请人决定他们是否能够适应日程安排。
雇用后：雇主必须为宗教实践提供合理的便利，除非它造成不应有的困难。
残疾和健康信息
非法问题（录用前）：
- "你有任何残疾吗？"
- "你曾经有过任何严重的疾病吗？"
- "你去年请了多少天病假？"
- "你服用任何处方药吗？"
- "你提出过工伤赔偿要求吗？"
合法方法："你能在有或没有合理便利的情况下履行这项工作的基本职能吗？"
有条件录用后：如果对同一工作类别中的所有员工都需要，你可以要求体检。
犯罪史（因地点而异）
越来越受到"禁止问询"法律的限制：
许多州和城市禁止在初始申请表上询问犯罪史。你必须等到招聘流程的后期。
在允许的地方，你可以询问：
- "你在过去[X]年里被判过重罪吗？"
- 某些司法管辖区仅限于与工作相关的定罪
你通常不能询问：
- 没有定罪的逮捕
- 密封或删除的记录
- 关于所有犯罪史的过于宽泛的问题
最佳实践：研究你所在司法管辖区的法律。许多地区要求进行个性化评估，考虑犯罪的性质、经过的时间和工作要求。
财务和信用史
在许多州受到限制：
某些州禁止或限制用于就业目的的信用检查。
如果允许：
- 必须有合法的商业原因（处理资金、安全许可）
- 必须遵守FCRA要求
- 提供所需的披露并获得书面授权
通常非法询问：
- "你拥有自己的房子吗？"
- "你有车吗？"（除非交通工具是工作要求）
- "你宣布过破产吗？"
薪资史
在许多州和城市被禁止：
越来越多的司法管辖区禁止询问薪资史，以防止薪酬歧视在人们的整个职业生涯中跟随他们。
在被禁止的地方，你不能询问：
- "你目前的薪水是多少？"
- "你上一份工作的薪水是多少？"
- "你的薪资期望是什么？"（在某些司法管辖区）
合法替代方案：说明该职位的薪资范围，并询问候选人是否认为可以接受。
构建合规的求职申请表
既然你知道什么是合法和非法的，以下是如何构建有效、合规的申请表：
推荐的申请表结构
第1部分：职位和联系信息
- 申请的职位
- 全名
- 电子邮件地址
- 电话号码
- 邮寄地址或城市/州
第2部分：工作授权（如果需要）
- "你有合法授权在美国工作吗？"
- "你现在或将来需要签证赞助吗？"
第3部分：资格和可用性
- "你是否符合职位发布中规定的最低资格？"
- "你是否可以工作[要求的日程安排/小时]？"
- "你能在有或没有合理便利的情况下履行该职位的基本职能吗？"
- "你是否可以在[日期]或更早开始工作？"
第4部分：教育
- 就读学校
- 获得的学位
- 证书和许可证（如果与工作相关）
- 注意：不要询问毕业日期（透露年龄）
第5部分：工作经验
- 以前的雇主
- 职位
- 就业日期（月/年就足够了）
- 关键职责
- 离职原因（可选）
- 我们可以联系这个雇主吗？是/否
第6部分：技能和资格
- 相关技术技能
- 软件熟练程度
- 语言技能（如果与工作相关）
- 专业证书
第7部分：附加信息（可选）
- 开放文本："你还想让我们知道什么吗？"
- 作品集、LinkedIn、专业网站的链接
第8部分：推荐人
- 专业推荐人（姓名、关系、联系信息）
- 通常3个推荐人
第9部分：确认和授权
- 证明信息准确完整
- 了解虚假信息是解雇的理由
- 验证信息的授权
- 随意就业免责声明（如适用）
- 签名和日期
多步骤表单最佳实践
求职申请表往往比其他表单类型更长。使用多步骤表单可以显著提高完成率：
推荐的页面结构：
第1页：职位和联系（快速，建立动力）
第2页：工作授权和资格（筛选问题）
第3页：教育
第4页：工作经验（最耗时的部分）
第5页：技能和附加信息
第6页：推荐人和授权
使用AskUsers，你可以使用带有进度指示器的分页符创建多步骤申请表，使长申请表感觉易于管理并提高完成率。
简历和求职信收集
大多数求职申请表还收集简历和求职信：
文档收集选项
选项1：通过外部工具收集
- 使用AskUsers收集结构化申请数据
- 使用电子邮件或文件共享收集简历/求职信
- 在申请表中包含说明
选项2：URL/链接收集
- 在申请表中添加URL字段
- 申请人将简历上传到Google Drive、Dropbox、个人网站
- 在申请中分享链接
选项3：集成的申请人追踪系统
- 使用专用的ATS平台（Lever、Greenhouse、BambooHR）进行简历管理
- 使用AskUsers进行补充问题或筛选表单
- 最适合大量招聘或复杂的招聘需求
文档提交说明
在申请表中使用内容块提供清晰的说明：
示例内容块：
"请通过电子邮件将你的简历和求职信发送到careers@company.com，主题为：申请 - [职位名称] - [你的姓名]"
"接受的格式：PDF、Word（.doc/.docx）。最大文件大小：5MB。"
数据隐私和安全考虑
求职申请表包含敏感的个人信息。适当的处理既是法律义务也是道德义务：
GDPR合规（针对欧盟申请人）
如果你接受欧盟居民的申请，你必须遵守GDPR：
要求：
- 提供清晰的隐私声明，解释你将如何使用数据
- 仅收集必要信息
- 获得数据处理的同意
- 允许申请人访问、更正或删除其数据
- 建立数据保留政策
- 实施适当的安全措施
AskUsers包括GDPR合规功能，包括同意管理、隐私控制和数据处理透明度。
数据保留政策
最佳实践：
- 保留雇用候选人的申请表作为人事档案的一部分
- 保留未选中候选人的申请表1-2年（EEOC建议至少1年）
- 记录你的保留政策
- 在保留期后安全销毁申请表
- 在法律要求的地方履行删除请求
安全的数据处理
- 使用访问控制安全存储申请数据
- 仅限招聘经理和HR访问
- 使用加密传输（HTTPS）
- 未经同意不要外部分享申请人数据
- 对员工进行隐私和保密培训
AskUsers提供安全的数据传输和存储，可以选择将申请数据导出到安全系统进行长期保留。
EEO数据收集（与申请分开）
拥有15名以上员工的雇主必须遵守EEO报告要求：
你可以为EEO目的收集什么
- 性别
- 种族/民族
- 退伍军人身份
- 残疾状况（自愿自我识别）
关键要求
必须与申请分开：
- 创建单独的EEO表单，而不是求职申请的一部分
- 明确标记为自愿
- 与申请分开存储
- 永远不要与招聘经理分享
- 仅用于报告和合规
所需的免责声明语言（释义）：
示例EEO披露：
"我们是平等机会雇主，遵守所有适用的联邦、州和地方公平就业实践法律。根据联邦法规，为统计目的收集此信息。完成是自愿的，你的回答不会影响你的申请。此表单将与你的申请分开保存，招聘经理无法访问。"
你可以使用AskUsers创建一个单独的调查，专门用于EEO数据收集，申请人在提交申请后完成。
不同行业的特殊考虑
医疗保健和医疗职位
额外的法律考虑：
- 可以要求许可证验证
- 可能需要背景调查和药物筛查（带有适当的披露）
- 在有条件录用之前不能询问残疾
- 免疫要求必须与工作相关并符合业务需要
金融服务和具有受托责任的角色
可能能够询问（在合法的地方）：
- 信用史（在允许的司法管辖区）
- 破产史（有限制）
- 金融证书和许可证
必须遵守：
- FCRA披露和授权要求
- 不利行动程序
- 州对信用检查的具体限制
需要安全许可的职位
可能需要更广泛的背景信息：
- 详细的工作历史，间隙最小
- 涵盖特定时间段的推荐人
- 外国联系人和旅行
- 财务信息
仍必须遵守：
- 反歧视法
- 适当披露为什么需要信息
- 仅收集许可流程所需的信息
驾驶职位（送货、运输、销售）
可以询问：
- "你有有效的驾驶执照吗？"
- "你持有什么类别的执照？"
- 驾驶记录（作为带有适当披露的背景调查的一部分）
不能询问：
- "你拥有汽车吗？"（除非拥有汽车是真正的工作要求，而不仅仅是有交通工具）
使用AskUsers管理申请流程
以下是如何有效地使用AskUsers进行求职申请收集和管理：
设置你的申请表
步骤1：创建多步骤结构
- 使用分页符组织成逻辑部分
- 添加进度指示器，以便申请人知道他们的进度
- 将最耗时的部分（工作经验）放在中间
步骤2：添加职位描述和要求
- 在开头使用内容块显示完整的职位描述
- 包括薪资范围（许多司法管辖区要求）
- 清楚地列出所需资格
- 描述公司文化和福利
步骤3：仅包含合法问题
- 根据本文的法律指南审查每个字段
- 专注于与工作相关的资格
- 避免任何关于受保护特征的问题
步骤4：添加所需的免责声明
- 使用内容块包含法律声明
- 随意就业声明（如适用）
- 平等机会雇主声明
- 背景调查披露（如果计划进行检查）
- 隐私政策和数据处理声明
步骤5：配置通知
- 向招聘经理设置电子邮件通知
- 向申请人发送确认电子邮件
- 为后续跟进的时间表设定期望
收集和管理申请
在仪表板中查看提交：
- 在一个地方审查所有申请
- 查看提交时间戳
- 过滤和搜索申请
导出以供审查和ATS：
- 将申请下载为CSV
- 导入到电子表格进行跟踪
- 如果使用ATS，则导入到你的ATS
- 安全地与招聘团队分享
跟踪申请分析：
- 监控完成率（低率表明表单太长或令人困惑）
- 识别放弃点
- 查看平均完成时间
- 跟踪流量来源以优化职位发布位置
嵌入到职业页面
内联嵌入：
- 直接在职位发布页面上嵌入申请表
- 使用自定义样式匹配你网站的品牌
- 提供无缝的申请体验
托管表单链接：
- 在外部网站上的职位发布中分享申请链接
- 包含在向潜在候选人发送的电子邮件外展中
- 添加到社交媒体职位公告
申请后：面试和录用阶段合规
法律合规不会在提交申请时结束：
面试问题
适用于申请的相同规则也适用于面试：
不能询问：
- 年龄、婚姻状况、家庭、宗教、残疾、国籍
- 薪资史（在被禁止的司法管辖区）
可以询问：
- 工作经验和资格
- 假设的工作场景
- 为什么他们对该职位感兴趣
- 他们对工作要求的理解
背景调查和体检
背景调查：
- 提供FCRA披露并获得书面授权
- 可以在申请后但在雇用前进行
- 如果不基于结果雇用，请遵循不利行动程序
- 考虑对犯罪史进行个性化评估
体检和药物测试：
- 只能在有条件录用后要求
- 必须对进入同一工作类别的所有员工都要求
- 不能选择性地测试某些候选人
- 结果必须保密并与人事档案分开
发出录用通知
一旦你发出有条件录用通知，你可以询问：
- 出生日期（用于福利和记录保存）
- 紧急联系信息
- 入职所需的详细信息（税表、直接存款）
导致法律问题的常见错误
1. 未经法律审查复制申请
不要从在线模板或其他公司复制申请表，而不让就业律师审查。法律因州而异，并且经常变化。
2. 提出具有法律影响的"无辜"问题
像"你哪一年毕业？"或"你有可靠的托儿服务吗？"这样的问题可能看起来无害，但会让你面临歧视声明。
3. 不一致的申请流程
向某些候选人提出后续问题而不向其他人提出（尤其是与受保护特征相关）会产生歧视风险。
4. 不更新表单以适应法律变化
就业法经常变化。禁止问询法、薪资史禁令和其他限制不断发展。每年与法律顾问一起审查申请表。
5. 糟糕的数据安全
将申请表存储在不安全的位置、与太多人共享或未能在保留期后销毁它们违反了隐私期望，并可能违反法律。
6. 对所有职位使用相同的申请
不同的角色可能需要不同的信息。创建特定于职位的申请表，仅询问相关资格。
7. 忘记州和地方法律
联邦法律设定了基线，但州和城市通常提供额外的保护。加利福尼亚州、纽约州和许多主要城市的要求比联邦法律更严格。
创建合法合规的申请清单
在启动申请表之前，请审查此清单：
内容审查：
- ☐ 每个问题都与工作资格或要求相关
- ☐ 没有关于年龄、出生日期或毕业日期的问题
- ☐ 没有关于婚姻状况、家庭或子女的问题
- ☐ 没有关于种族、国籍或公民身份的问题（工作授权除外）
- ☐ 没有关于宗教或宗教实践的问题
- ☐ 没有关于残疾或健康状况的问题
- ☐ 薪资史问题已删除（如果在被禁止的司法管辖区）
- ☐ 犯罪史问题符合禁止问询法（如适用）
- ☐ 残疾问题仅限于"你能履行基本职能吗"
法律披露：
- ☐ 包含平等机会雇主声明
- ☐ 随意就业免责声明（如适用）
- ☐ 背景调查披露和授权（如果进行检查）
- ☐ 隐私政策和数据处理声明
- ☐ GDPR合规声明（如果接受欧盟申请）
- ☐ 证明信息准确
- ☐ 确认虚假信息的后果
流程审查：
- ☐ EEO数据收集与申请分开
- ☐ 申请数据安全存储
- ☐ 访问仅限于招聘经理和HR
- ☐ 建立数据保留政策
- ☐ 表单由就业律师审查
- ☐ 在多个设备上测试可访问性
开始使用合规的求职申请
创建合法合规的求职申请表在尊重申请人权利的同时保护你的组织：
为什么使用AskUsers进行求职申请
专业且可定制：创建与你的职业页面匹配的品牌申请表，并很好地代表你的雇主品牌。
带有进度指示器的多步骤表单：将长申请表分解为可管理的部分，提高完成率和申请人体验。
用于披露的内容块：包含带有丰富文本格式的职位描述、法律声明和隐私政策。
移动优化：许多申请人在移动设备上完成申请。每个AskUsers表单在任何屏幕尺寸上都完美运行。
安全的数据处理：使用安全的传输和存储收集敏感的申请人信息。内置GDPR合规功能。
轻松的导出和管理：将申请下载为CSV用于审查、跟踪或导入到你的ATS。
内置分析：跟踪完成率、识别放弃点并优化你的申请流程。
后续步骤
- 审核当前申请：根据本文的法律指南审查现有表单
- 咨询就业律师：让法律顾问审查你的申请表以确保合规
- 创建合规申请：使用多步骤结构使用AskUsers构建新的申请表
- 添加所需的披露：使用内容块包含所有必要的法律声明
- 彻底测试：在多个设备上自己完成申请
- 培训招聘团队：确保参与招聘的每个人都了解合规要求
- 每年审查：法律变化——每年与法律顾问一起审查申请表
合规的求职申请保护你的组织、尊重申请人权利，并帮助你根据资格而不是受保护特征雇用最佳候选人。
